Datenschutzerklärung für Bewerber*innen

(Stand: Oktober 2025)

Diese Datenschutzerklärung wendet sich an natürliche Personen, die sich bei der upjers GmbH (im
Folgenden „upjers“) um eine Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsstelle bewerben.
Mit dieser Erklärung möchten wir Sie transparent und umfassend darüber informieren, wie wir
personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben, verarbeiten und
speichern.

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität. upjers behandelt alle personenbezogenen Daten
vertraulich und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

§ 1 Begriffsbestimmungen

§ 2 Übermittlung von Bewerbungsunterlagen

§ 3 Erhebung und Verarbeitung von Bewerber*innendaten

§ 4 Aufbewahrung, Zugriff und Weitergabe

§ 5 Löschung und Vernichtung von Bewerber*innendaten

§ 6 Rechte der Bewerber*innen

§ 7 Verantwortliche Stelle

§ 8 Datenschutzbeauftragter

§ 9 Online-Vorstellungsgespräche (Zoom)

1. „Bewerber*innendaten“ sind alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen eines
   Bewerbungsverfahrens erhoben, gespeichert oder verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:

• Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Qualifikationsdaten (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen)
• Kommunikationsdaten (z. B. Schriftverkehr, Gesprächsnotizen)
• ggf. technische Metadaten (z. B. IP-Adresse bei Online-Bewerbung)

2. Der Begriff umfasst Daten sowohl in elektronischer Form (z. B. E-Mail, Bewerbungsportal) als
   auch in Papierform (z. B. Bewerbungsmappe).

3. Als Bewerber*innen gelten selbstverständlich alle Personen unabhängig von Geschlecht,
   Identität oder Herkunft.

1. Online-Bewerbungsassistent:
Wir empfehlen, Ihre Bewerbungsunterlagen über unseren Online-Bewerbungsassistenten unter
www.company.upjers.com/karriere/bewerbungs-assistent/ zu übermitteln. Die Verbindung ist durch
HTTPS-Verschlüsselung mit Perfect Forward Secrecy geschützt.

2. Bewerbung per E-Mail:
Sie können Ihre Bewerbung auch per E-Mail an job@upjers.com senden. Unser Mailserver unterstützt
Transportverschlüsselung (STARTTLS). Bitte beachten Sie, dass der Versand unverschlüsselter EMails
ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.

3. Bewerbung per Post:
Alternativ können Sie Ihre Unterlagen postalisch an folgende Adresse senden:
upjers GmbH, Hafenstraße 13, 96052 Bamberg. Als IT-Unternehmen bevorzugen wir elektronische
Bewerbungen, um eine effiziente und sichere Bearbeitung zu gewährleisten.

1. Direkte Erhebung:
Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig
übermitteln (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Gesprächsnotizen).

2. Weitere Quellen:
Wir können öffentliche berufsbezogene Profile (z. B. LinkedIn, Xing) einsehen, um Ihre berufliche
Qualifikation besser beurteilen zu können. Private Social-Media-Profile werden grundsätzlich nicht
herangezogen.

3. Referenzen:
Nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung dürfen wir frühere Arbeitgeber kontaktieren, um
Ihre Angaben zu prüfen.

4. Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG – soweit es grundsätzlich um die Durchführung
  des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Begründung eines
  Beschäftigungsverhältnisses geht.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B.
  Speicherung im Bewerber*innenpool, Referenzen, Nutzung von Zoom).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen von
  upjers beruht (z. B. IT-Sicherheit, Rechtsverteidigung).

1. Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens

a) Bewerber*innendaten werden sicher gespeichert – sowohl in Papierform (abschließbare
Aktenschränke) als auch elektronisch (passwortgeschützte Systeme,
Zugriffsbeschränkungen).

b) Zugriff haben ausschließlich die am Auswahlverfahren beteiligten Personen:

• Geschäftsleitung
• Personalabteilung
• Fachvorgesetzte der ausgeschriebenen Stelle
• Rechtsabteilung (bei Bedarf)

c) Eine Weitergabe an externe Dritte (z. B. Behörden, Personaldienstleister) erfolgt nur, wenn
dies gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich genehmigt ist.

2. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

a) Eingestellte Bewerber*innen:
Bewerbungsunterlagen werden Bestandteil der Personalakte. Diese wird für die Dauer des
Arbeitsverhältnisses und ggf. gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt (§ 26 BDSG).

b) Abgelehnte Bewerber*innen:

• Daten werden grundsätzlich fünf Monate nach Versand der Absage gelöscht bzw. vernichtet,
  soweit keine Rechtsstreitigkeiten anhängig sind.
• Während dieser Zeit werden die Daten gesperrt und nur im Bedarfsfall eingesehen.
• Eine längere Speicherung erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung (z. B. Aufnahme in
  Bewerber*innenpool).

c) Datentransfers
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt. Sollte dies im Ausnahmefall
erforderlich sein, erfolgt sie ausschließlich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs)
und geeigneter technischer Schutzmaßnahmen.

1. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen oder bei Widerruf einer Einwilligung werden:

   • Papierunterlagen gemäß DIN 66399 datenschutzkonform vernichtet,
   • elektronische Daten unwiederbringlich gelöscht

2. Initiativbewerbungen werden nur zurückgesendet, wenn ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

3. Wurden Ihre Daten mit Einwilligung in den Bewerber*innenpool aufgenommen, löschen wir sie,
   sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder spätestens nach 24 Monaten.

Sie haben jederzeit folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) – Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen – Art. 21 DSGVO
• Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
• Widerruf Ihrer Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen richten Sie bitte an:
jobs@upjers.com
oder an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe § 8).

upjers GmbH

Geschäftsführer: Mirko Marschalek

Hafenstraße 13
96052 Bamberg

Telefon: 0951 / 5109080
Fax: 0951 / 510908102
E-Mail: mail@upjers.com

USt-IdNr.: DE275673923
Registernummer: HRB 5558, Amtsgericht Bamberg

E-Mail: datenschutzbeauftragter@upjers.com

Über diese Adresse können Sie auch vertraulich Kontakt aufnehmen, um Auskunft, Berichtigung oder
Löschung Ihrer Bewerber*innendaten zu beantragen.

1. Durchführung von Online-Interviews
Auf Wunsch von Bewerber*in kann das Vorstellungsgespräch per Zoom (Videokonferenz-Software)
durchgeführt werden. Anbieter ist die Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th
Floor, San José, CA 95113, USA. Die Nutzung von Zoom ist freiwillig. Sie können jederzeit ein
persönliches oder telefonisches Gespräch verlangen.

2. Verantwortlichkeit und Datenverarbeitung
Für die Durchführung des Zoom-Meetings ist upjers Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Zoom
agiert hierbei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines abgeschlossenen Data
Processing Addendum (DPA) und der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

3. Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Teilnahme an einem Zoom-Interview werden folgende Daten verarbeitet:

• Angaben zur Person (Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, falls angegeben)
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Sitzungs-ID, Zeitpunkt, Dauer)
• Audio- und Videodaten, sofern Sie Kamera oder Mikrofon aktivieren
• Chat-Nachrichten, falls Sie die Chatfunktion nutzen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsgesprächs.
Eine Aufzeichnung findet nicht statt. Die Videokonferenz wird ausschließlich in Echtzeit übertragen;
eine automatische Aufzeichnung ist standardmäßig deaktiviert. Sollten ausnahmsweise
Aufzeichnungen gewünscht werden, erfolgt dies nur nach Ihrer ausdrücklichen schriftlichen
Einwilligung.

4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Zoom-Gesprächs erfolgt auf
Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, falls Sie ausdrücklich in die Nutzung von Zoom einwilligen
(z. B. wenn Sie Zoom als Kommunikationsweg wünschen). Soweit das Vorstellungsgespräch der
Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf
Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / § 26 BDSG.

5. Datenübermittlung in Drittländer
Zoom verarbeitet Daten teilweise in den USA. Der Datentransfer erfolgt ausschließlich auf Grundlage
der Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission sowie ergänzender technischer und
organisatorischer Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung). Trotz dieser Schutzmechanismen kann nicht
ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf personenbezogene Daten zugreifen. Mit Ihrer
ausdrücklichen Einwilligung (z. B. bei Wahl von Zoom als Interviewweg) erklären Sie sich mit dieser
Datenübermittlung einverstanden (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6. Sicherheitsmaßnahmen
upjers nutzt ausschließlich Zoom-Sitzungen mit:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (sofern technisch verfügbar),
• Passwort-geschützten Meeting-Räumen,
• kontrollierter Teilnehmerfreigabe („Waiting Room“).

Dadurch wird ein angemessenes Schutzniveau gemäß Art. 32 DSGVO gewährleistet.

7. Löschung
Ihre im Rahmen des Online-Interviews verarbeiteten Daten werden nicht über den Zeitraum des
Vorstellungsgesprächs hinaus gespeichert. Eventuelle Chatprotokolle oder Metadaten werden nach
Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich gelöscht.

Stand der Datenschutzerklärung: Oktober 2025